¿Requieres que los vistos buenos y las firmas de tus documentos se hagan en un orden específico?
Los usuarios de Mifiel pueden contratar la solución avanzada de Secuencias Automatizadas. Esta permite definir el orden en el que los firmantes y revisores de un documento deben participar.
Con Secuencias Automatizadas, al preparar un documento podrás añadir una serie de pasos con revisores y firmantes. Cada paso debe tener al menos un participante, y cada documento debe contar con al menos un firmante en cualquiera de sus pasos.
Cuando todos los participantes de un paso hayan dado su visto bueno o firmado el documento, se desencadenará el siguiente paso y así sucesivamente hasta que todos los pasos terminen. A continuación explicamos cómo preparar y administrar un documento con Secuencias Automatizadas en Mifiel.
Cómo preparar un documento con Secuencias Automatizadas
El proceso de preparación de documentos con Secuencias Automatizadas es muy similar al que conoces para preparar documentos regulares o para documentos con revisores.
La diferencia será que, en la pantalla de preparación del documento, en lugar de añadir firmantes y revisores para todo el documento ahora podrás añadir una serie de pasos, cada uno con sus firmantes y revisores.
Importante: actualmente los documentos encriptados no soportan Secuencias Automatizadas. En el caso de los pagarés endosables, su emisión no soporta Secuencias Automatizadas, pero la preparación de su endoso sí las soporta.
Puedes añadir tantos pasos como necesites para el documento mediante el botón “+ Añadir paso”. Los pasos no tienen límite de firmantes ni de revisores. También puedes eliminar pasos mientras configuras el documento oprimiendo el enlace “Eliminar paso” en la parte inferior derecha de cada uno, esto eliminará a todos los participantes de dicho paso.
Ojo: Todo documento debe tener al menos un firmante en uno de sus pasos, es decir, no puede haber documentos que únicamente tengan revisores. Además, cada paso debe tener al menos un participante.
Al igual que en los documentos regulares, para firmantes que usen su e.firma podrás restringir el RFC de la e.firma que las partes usarán para firmar. También podrás definir una fecha límite de firma, cambiar la frecuencia de envío automático de recordatorios y agregar un mensaje para los firmantes.
Cuando termines de configurar un documento y solicites sus firmas, todos los participantes del primer paso recibirán al mismo tiempo en su correo la invitación a firmar el documento o a aprobarlo, según sea el caso. Si agregaste espectadores, estos no pertenecen a ningún paso en específico sino al documento, por lo que también serán notificados desde el inicio y cada que un participante firme o apruebe el documento, además de recibir el documento firmado por todos los involucrados.
Una vez que los firmantes y/o revisores del primer paso finalicen su participación, los participantes del siguiente paso serán invitados a participar y así sucesivamente hasta completar el documento.
Si tienes una cuenta de Mifiel y alguien te agregó como firmante o revisor de un documento con Secuencias Automatizadas, recibirás el correo de invitación y también lo verás en la sección "Mis documentos" a partir del momento en que comience el paso al que perteneces.
Estoy familiarizado con la funcionalidad de revisores pero tengo habilitadas las Secuencias Automatizadas, ¿cómo creo un documento con revisores sin Secuencias Automatizadas?
Hacerlo es muy sencillo. Solo necesitarás que tu documento tenga dos pasos. En el primer paso, agrega a todos los revisores. En el segundo paso, a todos los firmantes.
Cuando todos los revisores hayan dado su visto bueno al documento, los firmantes recibirán su invitación a firmar.
¿Cómo puedo preparar un documento regular si tengo la funcionalidad de Secuencias Automatizadas?
Si el orden en que los participantes firmen o aprueben el documento no tiene relevancia para tu documento, agrega a todos los participantes al paso 1. Todos recibirán al mismo tiempo su invitación a participar.
Cómo administrar un documento con Secuencias Automatizadas
La configuración de documentos con Secuencias Automatizadas definidas que ya se enviaron a aprobación y firma de las partes puede editarse desde la opción “Ver detalles” igual que en los documentos regulares.
Desde esa pantalla podrás editar o eliminar a los participantes pendientes, ya sean del paso en curso o de pasos futuros. Si pertenecen a pasos futuros, no recibirán ninguna notificación. Si agregas a un nuevo firmante o revisor, será parte del paso en curso por lo que recibirá la invitación para participar en ese momento.
También podrás enviar recordatorios manualmente a los participantes del paso en curso, pero no de pasos pendientes ni de pasos terminados.
Ojo: no puedes eliminar ni agregar pasos a documentos que ya fueron preparados.
En caso de eliminar el documento, los únicos participantes que serán notificados al respecto por correo electrónico serán los firmantes y revisores del paso en curso y de pasos anteriores, además de los espectadores del documento.